Os benefícios associados ao outsourcing impressão prendem-se com a redução de custos e com a melhoria dos processos de workflow documental.

A impressão é, muitas vezes, considerada o parente pobre da informática. Os responsáveis dos departamentos de tecnologias de informação só olham para o seu parque de impressão depois de solucionarem os problemas noutras áreas que proporcionam sistemas críticos para o negócio, quer ao nível do armazenamento de dados, quer dos servidores transaccionais, dos ERP ou dos CRM. Os decisores tecnológicos acabaram por encontrar no outsourcing impressão um aliado que permite libertar as equipas de TI de tarefas de help desk rotineiras de modo a poderem dedicar mais tempo a outras áreas e projectos de valor acrescentado para a empresa.

A verdade é que as empresas, sejam de pequena ou de grande dimensão, começaram a entender os benefícios associados ao outsourcing impressão. Este modelo de negócio é próximo ao utilizado pelas empresas que têm parques automóveis próprios, isto é, possibilita o acesso a equipamentos atualizados, garante a qualidade das máquinas e reduz os custos operacionais. É por estas razões que o mercado de outsourcing impressão está de saúde e com uma margem interessante de crescimento no mercado nacional.

A empresa passa a ter controle total do que, por quem e onde se imprime, com informações gerenciais em tempo real. Com o controle de todo parque de impressões, há uma redução de custos por página impressa, com eliminação de gastos ocultos (impressão de e-mail, de documentos pessoais, de documentos perdidos, entre outros), de gastos com manutenção, suprimentos e atualizações. A economia com a adoção do Sistema Outsourcing pode ser de 10 a 40%.

O outsourcing impressão começa a ser visto como um meio de redução global de custos, nomeadamente de manutenção, consumíveis e infra-estrutura. Isto por existir nas empresas uma noção mais exata dos custos inerentes a um parque de impressão próprio e da possibilidade de redução dos mesmos. Outro aspecto de análise relevante é a actual situação econômica que obriga as organizações a repensarem as infra-estruturas e os processos com o objectivo de potenciar a redução de custos.

Veja algumas vantagens com outsourcing impressão:

- Redução nos gastos de impressão e cópias;
- Eliminação do estoque e logística consumível;
- Atualização tecnológica sem investimento.
- Rastreabilidade de utilização com a bilhetagem por centro de custos;
- Alto grau de escalabilidade;
- Nova cultura de trabalho na área de impressão, evitando desperdícios e perdas.
- Gerenciamento de equipamentos em rede;
- Pró-atividade de atendimento aos usuários;
- Aprimoramento no ambiente de trabalho a fim de aumentar sua produtividade.